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如何進行成本管理

  一、前言
 
  經營決定成敗,管理決定成本。經營者的方向往往是公司成敗的關鍵,而管理的好壞,決定達成目標所需耗用資源的多寡,公司有好的管理,就能運用最經濟的成本來達成目標。在消費者導向的時代,能夠借著公司內部的管理升級,做好節流的工作,企業才能繼續存活下來,成本管理更顯重要。
 
  大部分公司的老板不一定喜歡把成本攤在陽光下供管理干部檢討,深怕未來會帶來不必要的麻煩;但企業的活動或交易最終都反映在成本,能夠把成本變成為最佳的管理資訊,是可以達到管理事半功倍的效果。
 
  二、掌握成本管理的四大方向
 
  1.由高階帶動到形成政策,從觀念、信念到共識。
 
  高階經營干部有很強的企圖心,對公司的經營理念、愿景、目標及策略有共識,并具有貫徹執行的企業文化,這是無往不利的團隊。
 
  首先由會計部門負責進行會計科目定義說明及各項費用計算基準的設定(公司、成本中心及產品別),而各部門主管及相關人員必須參與,藉由過程的參與來提升對成本的了解。確認實際成本的搜集計算方式后,召開宣導會說明,只有透過不斷的教育訓練,才能讓員工具備基本的成本認知是首要工作。
 
  財務部門按月產出實際成本,先以當期跟上期比較,找出問題、持續改善為原則。
 
  落實3~6個月后,召開標準成本設定檢討會,由成本中心提出自己的目標,并透過發表及檢討,完成目標的設定。對標準的設定過程愈有了解,未來在分析改善的過程中,就愈是容易深入的了解原因。最后,透過不斷的教育訓練或搭配其他的獎勵方式,來達到全員要有成本意識的境界。
 
  2.成本管理『隨時性』,從大費用著眼。
 
  成本管理過程的掌控,一切都規范在標準管理流程的細節內,只要有異常點發生,能夠立即的提出異常改善措施去解決,及時的將損失降至最低,亦即做到隨時掌握,并能隨時作出改進,不要等報表出來再加以改善,已經是慢了。養成隨時要有成本意識的習慣,杜絕不必要的浪費,如愛惜公物、隨手關水電…等。
 
  管理者必須要學會掌握20-80管理原則:把時間用在處理20%重要少數事務,達到80%成效;而不是把時間用在處理80%瑣碎的多數事務,僅僅達到20%成效。對小問題采取小題大作、抓小放大,把所有小問題都看成是重點,這種因小失大、亂槍打鳥的弊病,是一般管理者常犯的毛病。表面好像解決問題,其實內在人心的失望及抹煞創意的精神,其殺傷力不在話下,它是浪費資源的,況且也得不到預期的效果。
 
  在成本的結構中,原料約占50%-70%,直接人工約占15%-20%,其他是制造費用及銷管費用,所以從原料及直接人工的降低成本最有效的方向。如何降低原料的采購單價及現場的實際耗用量?如何提高現場人員的生產效率?是當下最重要的課題。
 
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  3.進行成本分析,從『成本控管』到『成本改善』。
 
  所謂「成本分析」系根據成本資料所顯示的問題點,并深入了解實際狀況,以追根究底的徹底精神,發掘異常,加以改進,以求得合理的成本,作為管理上的依據以及經營決策的基礎。成本分析的實施步驟:
 
  1.財務部門分析報表的產出。由專責單位分析,找出問題點。
 
  2.召開檢討會。按月定期召開檢討會。由最高經營者、各成本中心負責人及一級主管參加。
 
  3.提出改善對策。由責任歸屬部門針對問題點,進行了解狀況、原因分析及提出改善對策。
 
  4.進行跟催及效果確認。由專責單位負責。
 
  成本控管即是要有量入為出的觀念,一切以達成目標為前提,這是基層干部應該具備的成本責任。成本改善是針對差異較大的費用科目,進行以下步驟:1.搜集原始相關資料。2.進行原因分析:逐項深入探討。3.提出改善案。
 
  以下是一般制造業進行成本改善的方向:
 
  1.直接材料
 
  (1)價值分析技巧之運用。
 
  (2)設計最佳化。(標準零件、輕薄短小、容易制造或非過度之品質)
 
  (3)物料需求計劃合理化。
 
  (4)采購資訊的搜集與運用;協力廠要多元化;甄選及輔導協力廠。
 
  (5)強化議價能力。
 
  (6)運用采購技巧:談判技巧的熟練;大量采購(一次訂購、分批交貨…)
 
  (7)適質、適時及適量之相互配合。(適時進料減少庫存)
 
  (8)倉儲管理合理化。
 
  (9)呆料退回原供應商或活用呆料。
 
  (10)減少損耗及品質不良。
 
  2.直接人工
 
  (1)提升工作者之效率或努力度。
 
  (2)選用熟練工人。
 
  (3)生產線平衡改善。
 
  (4)實施獎工制度。
 
  (5)不雇用非必要之高薪員工。
 
  (6)運用動作經濟原則,改良工作方法及制造程序。
 
  (7)減少停工時間。(減少欠料、設計不良、品質不良或設備故障之情形)
 
  (8)減少非必要之加班時間。
 
  (9)減少換線次數及時間。
 
  (10)使用自動化機器或治工具以減少工時。
 
  (11)減少品質不良造成之重作。
 
  3.制造費用
 
  (1)組織結構改善、減少間接人工占直接人工之比例。
 
  (2)減少物料消耗。
 
  (3)物品儲存井然有序,并嚴格實施門禁管制。
 
  (4)運用離峰電力費率、推動省電措施。
 
  (5)集中辦公。
 
  (6)改良機器設備,并處理無用機器設備。
 
  (7)提高機器設備的總合效率。
 
  (8)減少費用核準程序,增加授權范圍或權限。
 
  (9)剔除異常費用或開支,控制各項費用。
 
  (10)管制治具、工具及模具。
 
  (11)減少事務手續及表單。
 
  4.重視隱性成本,從結果到過程。
 
  企業管理者決不能為了杜絕浪費或弊端,而必須要動用超過省下浪費或弊端的隱性預防成本來達到目的。如:為了省下用人成本作了較低薪資的政策,不僅新進人員的素質不好,而且必須要發更多的學習成本,展望未來顯現的效益,也不容易達到預期的目標。或為了降低招募的成本,無法在各部門的需求日期內招到足夠、合適的人,需求部門卻由于缺人,而無法達到企業的目標,造成更大的損失,真是得不償失。
 
  凡事必須以公司整體長期的成本及利益作考量,只要利益大于成本或在預期的未來是可以回收,當然就值得我們去選擇執行。看問題時一定要有高度,不要只看見眼前的好處,應該以長期公司組織的利益角度為前提來思考,才能夠產生有利公司的長遠作法。
 
  整個成本管理的推動步驟中,從過程(會計科目的定義、各項費用基準的設定、召開標準成本設定說明會)到結果(定期成本的檢討及改善),務必讓員工都能參與,只有透過了解整個推動的過程,才容易知道問題的所在。而降低成本的想法也一樣,結果出了問題,一定從投入及過程中去尋找原因,從真正原因下的對策,才是屬于有效的永久對策。
 
  三、結論
 
  掌握成本管理的方向,是推動成本管理的成功關鍵。做好由高層的支持到全員有共識,推動中更要注意成本的隨時性,若要降低成本從原料、直接人工占成本權重的項目,或與標準成本差異較大的費用著手改善,而且必須注重隱性成本,從過程找出異常的真正原因,擬定改善對策到行動計劃,落實執行,相信就能夠導引企業的成本管理走向成功之路。

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