返回首頁 中國管理會計網

財務共享服務中心對財會人員職業發展的影響

  隨著管理會計的大熱,財務共享服務中心(FSSC)的建設也逐漸成為轉型的必須。但是,財務共享服務中心到底是什么?為什么是轉型的必須?是如何運轉的?會對未來財務人員的工作方式和職業道路產生怎樣的影響?什么樣的財務人才適合去?……一位曾經親歷FSSC的過來人為你撥開迷霧,帶你一起探究真相。
  最近碰到不少朋友都在議論財務共享服務中心(簡稱FSSC)的崗位像“輸入工”,枯燥無聊,不值得去。其實凡事都有正反兩面,故在此我以我之前供職過的某美資企業制造業企業為例,分享一些我對FSSC的認知,以及我認為什么人去哪里工作會對自身職業發展有益。
  首先,我想先說兩件事。第一,是ERP系統,因為FSSC其實是ERP系統催生的,而ERP系統的應用又嚴重影響了企業組織和流程的變革,沒有業務—財務緊密銜接的ERP系統,沒有基于業務循環的業務—財務一體化的流程,FSSC就無法運轉。第二,在企業信息化管理日趨提升的今天,一家用了財務系統軟件的公司基本存在一個普遍的現象,即會計崗位的分工是跟著財務系統的模塊而設的,這多半也是為了符合不相容職責分離的內控原則。所以了解FSSC是怎么回事,就需要對ERP系統及其各子模塊間的關系有基本的理解,并且要明白“ERP不等于ERP系統”。
  上ERP之前
  我剛加入這家美資制造工廠時,它在外方母公司的整體集團架構中隸屬某事業部的“全球制造運營中心”。它初期財務部門的架構和很多單一實體企業的財務職能很像,即財務總監幾乎負責財務相關的所有職能,下轄會計科、成本科、財務分析科。會計科負責所有非生產加工業務的核算,工廠特有的生產成本與存貨流轉的核算與分析由成本科負責,財務分析科負責工廠的財務分析(成本中心)。除了這個工廠的財務部,另有一個事業部財務分析部門,專門負責中國區事業部的財務分析(利潤中心)。因此如果只看會計職能的話,這個時期財務部門的會計科是只服務這一家工廠,游離在集團整體的FSSC之外的。
  最初這家公司用的是ORACLE非ERP的財務系統,只包括AP(應付賬款)、FA(固定資產)、GL(總賬)三個模塊。生產部門用的是公司自主開發的生產物料系統。從與會計分錄無關的生產訂單計劃、物料需求預測、材料采購、庫存管理、物料清單的簽發與變更、質量管理,到與會計分錄有關的生產成本與存貨流轉交易,均在生產系統里記錄操作,而且與ORACLE系統沒有關聯。此時期的會計科只有AP組(負責AP模塊)和幾名總賬會計,所有與付款和固定資產無關的業務都是由總賬會計與成本科在線下完成核算匯總并填制轉賬憑證后錄入GL模塊的。此時會計科的會計們需要手工校驗業務部門傳來的各種合同與單據,遇到不懂這些紙質資料反映出來的業務性質的話,會計不知道該怎么做分錄,都會去找業務部門問清來龍去脈。所以那時的會計科是真的在理解業務后做“會計”,那時的會計科懂得會計的任務——確認與計量。
  上ERP之后
  隨著集團ERP項目的推廣,中國區所有分支機構的ORACLE ERP系統相繼上線,我工作的這家公司也不例外。除了生產運營依然沿用原生產系統以外,公司的非生產業務全部在ERP系統中處理,各模塊間的集成與關聯程度一下上了一個大臺階。我公司財務部的會計科不論是在崗位分工還是核算方法上都相應改變,增加了銷售訂單管理OM模塊、AR模塊、銷售庫存INV模塊,工作流WORKFLOW模塊與費用報銷iExpense模塊,并且都與業務模塊關聯。因此,在這個運營實體的價值鏈活動中,產—供—儲—銷這幾大環節中,除了“產”以外所有職能發生的經營活動幾乎都能在ERP線上解決,工廠原有的生產與物料管理系統也與ORACLE ERP建立了信息傳送接口。
  在這樣的大環境下,ERP系統初始化兩年后的會計科已具備了脫離原工廠財務部并入集團FSSC組織的基礎。于是為契合ERP不同模塊的責任,會計科的分組基本具備了ERP管理環境中“基于業務循環”的雛形。
  一、崗位分組變化
  原AP組改稱P2P(從采購到付款業務循環,Procure to Pay),負責AP、WORKFLOW、iExpense三個ERP模塊,主要業務是非生產型采購業務發票校驗和員工費用報銷發票審核,所有業務的付款,與供應商和開戶銀行對賬。出納也編在這個組。
  原總賬會計分成兩個組:
  O2C(從銷售訂單到收款業務循環,Order to Cash),負責OM和AR兩個模塊,主要業務是銷售訂單審核與銷售收入確認、應收賬款催收與核銷、與客戶對賬;
  A2R(從會計科目到財務報告,Account to Report),負責FA、GL、INV三個模塊,主要業務是固定資產核算(FA)、銷售部門庫存核算(INV)、GL模塊的維護與月末關賬、GL模塊里兼做工資核算與集團內部往來核算、合并上報集團各類管理報表。
  二、會計核算方法和單據信息流的變化
  從銷售到收款的會計憑證不再在總賬模塊錄入,所有銷售發票的開具、銷售收入確認和銷售成本的結轉都由OM模塊負責人核準一筆發貨交易而觸發產生,所有應收賬款核銷也全在AR模塊處理。采購方面,非生產型材料的采購(即采購的商品不需進入生產管理系統記錄材料庫存),從需求部門填采購申請,到采購部門尋找供應商、下采購訂單再到需求部門收貨確認(包括服務),整個流程都是業務部門在ERP系統線上完成,員工費用報銷也是個人在iExpense模塊里填寫費用報告、掃描發票原件做為附件提交的。
  此外,工作流WORKFLOW模塊的上線使所有單據的審批都能在線上完成。AP會計可以在AP模塊里關聯業務模塊的單據執行發票校驗,月末未付的費用計提項也由AP模塊根據“無發票收貨單”列表運行“待計提項列表”。如果“待計提列表”在AP模塊中被核準,即自動產生預提分錄。預提分錄涉及的借方科目已由ERP項目組在后臺設置好,這樣當業務部門提交收貨確認和員工提交的費用報告被核準時,都可以在AP模塊的“待計提列表”產生預提分錄時自動分配記入預設的借方科目。
  三、月末結賬事務的變化
  ERP上線后的另一大變化是會計科月末結賬的時間壓力加大,且靈活性降低,全公司所有業務部門都有一個感覺:“截止時點”這個詞太重了。
  以前的ORACLE系統是我們這家子公司自行管理開關賬,且沒有業務模塊,業務與財務間的單據傳遞是線下的,所以子模塊什么時候過賬到GL什么時候關賬,會計科經理可以自行決定,甚至子模塊關了后如果發現漏做或錯做了交易,還可以重新打開會計期間修改,只需滿足集團要求的財務數據與報表上報期限即可。
  而上ERP以后要遵從集團全球關賬時間表,因為ERP系統要發揮它信息實時共享的功效,必須要求更高程度的全球性整合。所以不論財務系統還是業務系統,集團下發的全球結賬時間表中,每個子模塊都有截止和關閉時間要求,關閉后錄入的記錄都自動進入下一會計期間。對財務系統來說,重新打開原會計期間修改需得到區域FSSC的批準,并且若非特別的理由,這種申請一般不會被批準。
  由于子模塊關閉的靈活性降低,所以盡管結賬期沒有變化,但會計科的人都覺得比以前壓力大許多。而且在美國上市公司都需遵從的薩班斯法案框架(SOX404)下,ERP系統的線上操作流程被鑒定是控制有效的,不在子模塊內處理的都屬于線下交易,通常被視為有控制風險的例外事項,因此每月截止日那天,業務部門和財務部門為了減少線下“例外事項”,都要把所有業務趕在子模塊關閉前輸入完畢。
  四、會計人員思維的變化
  以P2P為例,ERP上線后會計人員思維發生了變化:AP會計不用像以前一樣收集好每筆業務的原始憑證,也不用自行判斷這筆業務該借什么科目,他們只需要關注貸方,即“應付賬款”或“其他應付款”。在新型的ERP環境中,P2P組的工作思維變成“我關注的是公司的流動負債不逾期也不提早地支付,而不是某一筆業務如何做會計分錄”。
  因此月末計提未付費用時,每筆費用該借記哪個科目,他們只能參照AP模塊出具的“待計提項報告”,至于這報告中顯示的基于ERP系統預設的默認會計科目是否正確,P2P組的會計們慢慢沒有感覺了,因為原來的紙質原始憑證都不需要了。以前不懂業務怎么做賬可以問填原始憑證的業務人員,可以在詢問業務部門后在原始憑證上手工標注,而現在一切業務信息都在ERP系統被“標準化”了,不懂只能問電腦,因為即使你問業務人員,他也不知道你說的會計科目是什么。
  我公司財務部的會計科最終依照集團指示脫離工廠財務總監的管轄轉到中國區FSSC,新組建的P2P、O2C、A2R組的會計要服務包括工廠在內所有中國區分子公司的會計核算。原來一起工作相熟的會計們轉到FSSC以后,我和留任工廠財務部的財務分析經理及事業部財務分析員們都明顯感覺自己的工作量增加了。每到月末,都要處理大量來自FSSC團隊的郵件詢問:哪些費用要計提?計提的話做到哪個科目里?哪些線下交易又缺少哪些數據?等等。
  似乎我們這些被定義為不做賬的財務分析一到結賬的時候就變成會計支持。ERP上線后,不同模塊間信息流輸送頻繁了,中間科目多了,各種子模塊產出的報表也多了,我們事業部財務人員為了確保經營分析的數據更有質量,需要做很多FSSC人員不關注的數據核對清查工作,把不同表的總計對上,對不上要查原因,必要時還要找FSSC調賬。反正結果就是FSSC的會計越來越“不懂”會計了,事業部財務人員越來越“懂”會計了。
  改變的實質
  以上是我以前公司的會計職能從單一實體的會計科到服務多家實體的FSSC的演變。上述種種變革說明:FSSC是公司“專業化”財務管理模式,它在ERP的技術+流程的變革中應運而生,它要求會計關注的是“業務循環”和從前端業務到后端財務的整個流程步驟銜接的順暢,而不再關注事后對單筆業務交易的會計記錄,后者大部分可由ERP系統完成。這樣FSSC的會計們處理交易到出財務報表的效率才會大幅提高,會計職能的總人數才會減少,所以理解業務交易性質的職責在一定程度上落到了事業部財務身上。
  因此,我一直認為沒有會計經驗的人是不宜直接去做財務計劃分析的,因為沒有會計經驗便不懂得自己分析依賴的數據的產出過程,以及何種數據是質量合格可供分析的。此外,在多實體集團企業內,ERP的上線可以倒逼業務流程再造和標準化主數據,客觀上也降低了會計判斷一筆交易如何做賬的難度。因此,一個集團型企業若采取這種管理模式,本來就是向財務職員傳遞一個信息:你不是“全才”,你要有更“專業”的角色定位。如果你在FSSC工作,你的目標就是效率和控制,而深入理解業務、支持經營決策,那是事業部財務的職責。
  有人質疑建立FSSC以后會計越來越不懂做賬,那么企業的會計信息是否質量下降?拋開ERP系統上線前對各業務類型會計科目的預設是否恰當不談,假設確實系統由于設置不當出現記賬錯誤,以上文中提到的P2P會計月末預提時不關心借方科目的情況為例,誰更應該關心這些借方科目?費用,應該負責各部門預算的人最關心;固定資產,應該負責資本性支出預算的人最關心;存貨,應該是工廠物流部門最關心。
  因此在一個績效考核體系全面嚴謹的公司,不需要會計去關心這些科目的發生額和余額,如果會計或ERP系統記錯了科目,自有人來關心和追著他調,但前提是這個績效考核體系中指標的計算口徑必須與財務會計科目一致。這也是為什么先進企業的各業務部門績效評價和分析報告的編制常由財務部門負責的原因。所以FSSC絕不是只和ERP系統和業務流程標準化有關,想要提高效率的同時又不降低質量,需要加固或者提升其他某個管理體系,它其實是一個系統工程。
  你適合FSSC嗎?
  說了這么多,我可以嘗試挖掘一下什么人適合去FSSC工作了。
  FSSC做為大型企業集團財務管理的一種新興模式,對于沒有經驗的會計新人來講,做這種崗位缺乏對“會計分錄”的直觀認識,但如果對于之前有會計經驗的人(特別是在單一實體單位做過多個會計崗或全盤賬)來說,進入FSSC可以更系統地了解大型規范的企業是如何自動化、標準化、高效率地管理所有業務循環,處理記錄海量交易,最終產出會計報表的。由于共享服務中心ERP系統是在全公司內廣泛應用,在這種環境負責多個實體的交易記錄,會比原來在單一實體做會計對公司業務流程有更體系化的認知。
  如果在單一運營實體做會計,就如同我原來工作的那家美資工廠初期時財務部門會計科的情形,每個崗負責一個模塊,或者財務系統上線模塊不足以覆蓋所有業務,很多交易以及凡是子模塊里錯記、漏記的全在GL里錄入,而且業務部門的模塊及其跟財務系統的集成都很可能非常離散。但在世界先進企業的共享服務中心ERP系統更具備“財務與業務無縫銜接”的特點,前端業務部門每個步驟的操作,即使不產生會計分錄(例如建立物料代碼或客戶檔案主數據),都會對最終財務系統的某個分錄或某個分析報表有影響,而且所有原始憑證都由ERP系統的操作觸發并關聯其他單據。
  在單一實體那種“不完整”的信息管理環境中,很多時候仍需要執行“事后控制”,例如月末結賬發現什么地方不對了,缺什么單了,才到業務部門索要。因此如果之前有單一實體的會計經驗,再到ERP管理成熟先進的公司的FSSC做會計,對這兩種不同成熟度的管理環境的比較認知會很明顯。這種認知對于豐富財務管理知識本身就是一種成長和積累。
  在FSSC工作的價值不是像傳統的制單會計一樣關心每筆交易怎么做分錄,而是對從業務到財務的整體流程的改進有深度認識。例如集團每次投資或并購一個新的實體企業,每次擴張帶來新的業務類型,FSSC的流程都要跟著更新整合。這些變革和整合會使FSSC需要流程專家類的人才。很多大外企的區域或全球FSSC里都有這種專家性質的職位。這些專家需要思考和解決的問題是業務循環和流程層面的,這種思維是“前瞻與整合”的,而不完整ERP環境中會計的思維是“事后和離散”的,兩者不是一個高度。
  所以,總結一下我認為適合到FSSC工作和發展的財務人員的類型:
  1.有單一實體會計經驗,且接觸過ERP財務系統,**負責過財務系統中多個子模塊;
  2.對科技知識、企業信息化管理和ERP系統后臺邏輯有興趣,有抽象思維和邏輯思維;
  3.喜歡按計劃分步驟做事,認同整合、持續改進的管理理念;
  4.有超越支持單一實體業務運營的觀念,更喜歡關注集團層面整體的合規與信息整合。
  最后要強調的是,其實做財務的哪個方向并不重要,重要的是不論在哪個方向,都要培養和具備獨立思考、關注表征背后的實質及其影響的能力,才能在任何方向都不至于只知皮毛地浮在表面。在財務共享服務中心工作亦如是。

掃描左側二維碼,關注中國管理會計網官方微信

快捷的資訊入口、前沿的知識匯總、CMA官方授權培訓機構

最新文章
辽宁十一选五开奖查询结果